سند حسابداری چیست؟

یکی از مهم ترین مواردی که در حسابداری با آن برخورد خواهید کرد، سند حسابداری است. سند حسابداری مدرکی است که به شما کمک می کند تا اطلاعات معاملات و تمام تراکنش های مالی یک سازمان را در سیستم های حسابداری ثبت کنید. سند حسابداری دارای تاریخ و اطلاعات مربوط به تراکنش است و ثبت دقیق آن ها به حسابدار کمک می کند تا به سوابق مالی یک شرکت دسترسی داشته باشند. در این مطلب قصد داریم به معرفی سند حسابداری و انواع آن بپردازیم.

تعریف سند حسابداری

سند حسابداری از جمله مدارکی است که در آن یک رخداد مالی به ثبت رسیده است. در هر سند حسابداری حداقل یک بدهکار و یک بستانکار، تاریخ ثبت سند و دوره ی مالی نمایش داده می شود و چون در دفاتر حسابداری به ثبت می رسند، سند حسابداری نامیده می شوند. در دوره های حسابداری با انواع سندهای حسابداری و کاربرد آن ها آشنا می شوید.

کاربردهای سند حسابداری

سند حسابداری به حسابرسان کمک می کند تا متوجه شوند پرداخت ها در صحت کامل انجام شده اند. آن ها با ثبت اسناد در نرم افزارهای حسابداری، دسترسی به سوابق مالی را آسان تر می کنند و برای شناسایی سود و زیان شرکت در یک دوره ی مالی از آن استفاده می کنند.

سند حسابداری با تاریخ، مبلغ تراکنش، بدهکار و بستانکار به مدیران کمک می کند تا تراکنش های مالی خود را شناسایی کنند و در جهت بهینه سازی هزینه ها، از مشاوران مالی کمک بگیرند. استفاده از اسناد حسابداری در دراز مدت به کاهش خطاهای احتمالی در محاسبات و بررسی سوابق مالی سازمان ها کمک می کند؛ چرا که تمام اطلاعات مورد نیاز را در خود نگهداری می کند.

انواع سند حسابداری

شناخت انواع سند حسابداری به شما کمک می کند تا برای هر بخش از کسب و کار سوابق مالی را به درستی ثبت کنید و گزارش های دقیق تری بگیرید. اسناد حسابداری انواع مختلفی دارند و آشنایی با آن ها به افزایش دقت در ثبت سند، مدیریت بهتر منابع مالی، رعایت قوانین مالیاتی و شفافیت در حسابداری کمک می کند. اگر با سند های حسابداری آشنا باشید، می دانید که هر یک از آن ها برای ثبت تراکنش های خاصی به کار می روند و آشنایی با آن می تواند به کاهش خطاها و انحرافات مالی کمک کند.

اسناد پرداخت، خرید، فروش، ترازنامه و صورت سود و زیان به تصمیم گیری های بهتر برای بهینه سازی منابع مفید واقع می شوند و ثبت صحیح اسناد مالی به جلوگیری از جریمه های مالیاتی کمک می کند تا شرکت ها مجبور به پرداخت مالیات های سنگین نشوند. در نهایت این اسناد مالی و حسابداری هستند که در جلوگیری از تقلب و فساد تاثیرگذارند؛ چرا که امکان ردیابی تراکنش ها و نظارت بر فرآیندها وجود دارد.

انواع سند حسابداری بر اساس روش ثبت

انواع سند حسابداری بر اساس روش ثبت به دو دسته سند حسابداری دستی و سند حسابداری کامپیوتری تقسیم می شوند. روش ثبت این دو سند متفاوت بوده و هر شرکت با توجه به امکانات، سندها را ثبت می کند.

سند حسابداری دستی

در سند حسابداری دستی، حسابدار موظف است سندها را به صورت دستی در دفاتر حسابداری به ثبت برساند. در برخی شرکت ها، از نرم افزارهای حسابداری استفاده نمی کنند و به جای آن دفاتر حسابداری به کار می روند.

سند حسابداری کامپیوتری

ثبت سند حسابداری به روش کامپیوتری دقت بالاتری دارد. نرم افزار حسابداری محک، سپیدار و هلو از جمله مهم ترین نرم افزارهایی هستند که شرکت ها برای ثبت سندهای حسابداری از آن ها کمک می گیرند. این نرم افزارها به شما کمک می کنند دقت کار خود را بالا برده و تمام سوابق مالی شرکت را در محیطی امن نگهداری کنید.

در دوره های مختلف حسابداری نظیر دوره حقوق و دستمزد در حسابداری نحوه کار با نرم افزارهای مهم را به شما آموزش می دهند تا بتوانید در سازمان هایی که سیستم حسابداری پیچیده دارند نیز مشغول به کار شوید.

انواع سند حسابداری بر اساس تعداد ردیف ها

سندهای حسابداری را بر اساس تعداد ردیف ها یا آرتیکل نیز دسته بندی می کنند. ردیف یا آرتیکل در سند حسابداری به معنای تعداد ردیف و خط ثبت هایی است که در سند حسابداری نوشته می شود.

سند حسابداری ساده

در سند حسابدری ساده تنها یک ردیف بدهکار و یک ردیف بستانکار ثبت می شود که مبلغ هر دو سمت با هم برابر است. در این سند تاریخ، مبلغ، بدهکار و بستانکار و شرح تراکنش به طور دقیق نوشته می شود.

برای مثال وقتی از فروشگاه یک کالا میخریم؛ سند حسابداری ساده به شرح زیر خواهد بود:

ردیف 1 : صندوق (بدهکار) 50.000

ردیف 2 : فروش (بستانکار) 50.000

سند حسابداری مرکب

سند حسابداری مرکب بیش از دو ردیف دارد و معمولا چند حساب بدهکار و چند حساب بستانکار داریم. مجموع نهایی هزینه ها باید با هم برابر شوند.

برای مثال هنگامی که یک کالا را با تخفیف از فروشگاه می خریم، سند حسابداری مرکب به شرح زیر خواهد بود:

ردیف 1 : کالا (بدهکار) 10.000.000

ردیف 2 : مالیات بر ارزش افزوده قابل کسر (بدهکار) 900.000

ردیف 3 : تخفیف نقدی خرید (بدهکار) 200.000

ردیف 4 : حساب های پرداختنی (بستانکار) 10.700.000

انواع سند حسابداری بر اساس مرحله دوره مالی

سند حسابداری بر اساس دوره مالی نیز دسته بندی می شوند. هنگامی که یک شرکت در شروع دوره مالی جدید است یا در میانه و انتهای آن، نیاز دارد تا اسناد حسابداری مرتبط با آن مرحله از دوره مالی را ثبت کند که در ادامه با آن ها آشنا خواهیم شد.

سند حسابداری افتتاحیه

سندهای حسابداری افتتاحیه در زمان شروع یک دوره مالی شرکت ثبت می شود و برای انتقال اطلاعات مالی دوره گذشته به دوره ی جدید استفاده می شود. این سند حسابداری تنها در زمان ثبت و پیش از ورود به دوره مالی دوم قابل ویرایش است.

سند حسابداری جاری (روزانه)

سندهای حسابداری جاری به صورت روزانه و عادی لیست تراکنش های مالی شرکت ها را شامل می شود که باید به طور دقیق و منظم ثبت شوند. این سندها برای بررسی عملکرد مالی یک شرکت در انتهای دوره اهمیت بسیار بالایی دارد.

سند حسابداری تعدیل (اصلاحی)

سند حسابداری تعدیل در انتهای یک دوره مالی برای اصلاح اشتباهات هزینه های شناسایی نشده در اسناد حسابداری به کار می رود و هزینه های شناسایی نشده در آن دوره را در این سند ثبت می کنند تا مجموع هزینه ها و درآمدها به طور دقیق گزارش شوند.

سند حسابداری اختتامیه (بستن حساب ها)

سند حسابداری اختتامیه برای بستن حساب های قبلی به کار می رود و از نوع سندهای دائمی است که نمی توانید آن را ویرایش کنید. این سند به صورت خودکار در انتهای یک دوره مالی ثبت می شود و حساب های موقت را می بندد.

انواع سند حسابداری بر اساس قابلیت ویرایش

سند حسابداری از نظر قابلیت ویرایش به دو صورت دائمی و موقت شناخته می شود. در واقع تفاوت این دو نوع سند در امکان ایجاد تغییرات پس از ثبت آن هاست.

سند حسابداری دائمی

سند حسابداری دائمی از آن نوع سند هایی است که پس از ثبت امکان ایجاد تغییرات در آن وجود ندارد و نمی توانید آن را ویرایش کنید.

سند حسابداری موقت

سند حسابداری موقت نوعی از سند حسابداری است که پس از ثبت می توانید در آن تغییرات به وجود بیاورید.

سند حسابداری از چه اجزایی تشکیل شده؟

سند حسابداری از چند جزء اصلی تشکیل شده که شامل شماره سند حسابداری، تاریخ سند، ستون کد حساب، ستون شرح و ستون بدهکار و بستانکار می شود. در بخش شماره سند حسابداری، توسط شرکت ها در شروع دوره مالی یک شماره برای ثبت هر سند، یک شماره در نظر گرفته می شود.

در بخش تاریخ سند، باید تاریخ دقیق ثبت سند درج شود. در بخش ستون کد حساب، کد حساب هایی که بدهکار و بستانکار می شوند را درج می کنیم و در بخش ستون شرح باید به طور دقیق نام حساب های دخیل در این رویداد مالی را به شرح بدهکار یا بستانکار بودن آن ها بنویسیم. در انتها و در بخش ستون بدهکار و بستانکار باید مبالغ بدهکاری و بستانکاری درج شوند.

نمونه سند حسابداری در اکسل

برای مشاهده نمونه سند حسابداری در اکسل می توانید فایل را از طریق دکمه زیر دانلود کنید.

دانلود سند حسابداری

برای دانلود فرم سند حسابداری تنها کافی است از طریق دکمه زیر، نمونه سند حسابداری با فرمت اکسل را دانلود نمایید.