تنخواه گردان حسابداری چیست؟

شرکت های مختلف برای پرداخت هزینه های روزمره برای تهیه کالا و ارسال مرسوله های پستی، نیاز به دریافت تاییدیه های حسابداری هستند که این اتفاق می تواند بر سرعت عمل پرداخت هزینه ها و انجام امور تاثیر منفی بگذارد. تنخواه گردان مبلغ معینی است که برای پرداخت هزینه های روزمره به چند فرد از کارکنان شرکت داده می شود (در قالب کارت) تا خرج های روزمره را بپردازند و پس از یک دوره مالی گزارش رسیدها را بررسی می کنند تا اگر مبلغی باقی مانده باشد، به صندوق شرکت بازگردد.

تنخواه دار کیست؟

تنخواه دار کسی است که مبلغ تنخواه به او سپرده می شود تا خریدهای ضروری شرکت را انجام دهد. این فرد باید کاملا معتمد و مسئولیت پذیر باشد. او باید برای تمام هزینه های صرف شده رسید ارائه دهد تا حسابداری بتواند گزارش مالی تنخواه گردان را به مدیریت ارائه دهد.

تنخواه دار باید با امور حسابداری شرکت و قوانین آن آشنا باشد تا وظیفه خود را به درستی انجام دهد. به همین منظور در دوره حسابداری به آموزش مفاهیم پایه و مورد نیاز تنخواه پرداخته می شود. مبلغ تنخواه گردان معمولا کم است اما هزینه های جاری شرکت را رفع و رجوع می کند و به طور کلی از اهمیت بالایی برخوردار است؛ اگر این هزینه ها مدیریت نشوند می تواند به مدیریت مالی شرکت آسیب برساند.

وظایف تنخواه دار چیست؟

تنخواه دار موظف است به هزینه های خرد شرکت رسیدگی کند و ثبت، گزارش دهی و تسویه حساب این هزینه ها را انجام دهد. تنخواه دار باید حساب مربوط به هزینه های کوچک را کنترل کند تا از بابت تمام پرداخت ها اطمینان حاصل کند. البته او تنها موظف به پرداخت هزینه های نقدی نیست و باید تمامی هزینه ها را در نرم افزار حسابداری ثبت کند؛ البته ممکن است شرکت ها تنها رسیدها و گزارش های پرداخت را از تنخواه بخواهند و وظیفه ثبت این گزارش ها بر عهده بخش حسابداری باشد.

جمع آوری اسناد مالی و ارائه به امور مالی شرکت، ثبت و ذخیره سازی هزینه ها در دفاتر یا نرم افزار حسابداری، درخواست و دریافت رسید تحویل کالا یا دریافت خدمات از بخش هایی که خدمات را دریافت کرده اند نیز از دیگر وظایف تنخواه است. بعضی شرکت ها با استخدام کارآموز حسابداری تمام موارد مورد نیاز برای تنخواه دار شدن را به فرد می آموزند اما اغلب شرکت ها فردی را به عنوان تنخواه دار انتخاب می کنند که از او مطمئن باشند و فردی قابل اعتماد باشد.  

تنخواه گردان چیست؟

تنخواه گردان مبلغی است که در شرکت ها برای پرداخت هزینه های روزمره شرکت به تنخواه دار پرداخت می شود. تنخواه گردان همان تنخواه است. معمولا هدف از ایجاد تنخواه تسریع در پرداخت هزینه های روزمره شرکت ها، کنترل وجه نقد و کاهش عملیات های حسابداری است.

انواع تنخواه گردانی در حسابداری

تنخواه گردانی در حسابداری به نوع شرکت بستگی دارد اما به طور کلی به دو دسته ثابت و متغیر تقسیم می شود که در سقف مجاز پرداخت و نحوه گزارش ها با هم تفاوت دارند.

تنخواه گردانی متغیر

تنخواه گردان متغیر در حسابداری روشی است که با توجه به شرایط اقتصادی کشور، مبلغ تعیین شده برای تنخواه گردان ماهانه یا دوره ای افزایش یا کاهش می یابد و مبلغی ثابت نیست. در این روش با توجه به هزینه هایی که شرکت برای خرید کالا و خدمات روزانه پرداخت می کند، سقف مجاز تنخواه گردان را افزایش می دهد تا تنخواه دار بتواند در دوره ی زمانی مشخص شده از آن مبلغ استفاده نماید.

در پایان دوره مالی تعیین شده، تنخواه دار موظف است رسیدها و صورت حساب های پرداخت را به همراه اسناد رسمی هزینه ها و مانده حساب به حسابداری ارائه کند تا با ارزیابی کلی، شارژ مجدد حساب تنخواه گردان انجام شود.

تنخواه گردانی ثابت

تنخواه گردانی ثابت مبلغی است که توسط مدیریت مالی شرکت تعیین می شود و به صورت ماهانه به حساب تنخواه گردان واریز می شود تا برای پرداخت هزینه ها از آن استفاده شود. البته محدودیت در این مورد وجود دارد و تمام هزینه ها باید طبق مواردی که از پیش تعیین شده خرج شوند؛ هر گونه تغییری در برنامه ریزی به وجود بیاید که باعث شود هزینه ای بیشتر از مبلغ تنخواه گردان خرج شود، بر عهده تنخواه دار است.

در این روش نیز در پایان ماه باید گزارش های لازم و رسیدها به همراه اسناد رسمی به حسابداری ارائه شود تا بررسی های لازم توسط مدیریت انجام شده و مبلغ مجدد به حساب تنخواه گردانی واریز شود.

نحوه ثبت تنخواه گردان

ثبت تنخواه گردان اصولی دارد که عدم رعایت آن می تواند صحت اطلاعات را زیر سوال ببرد و گزارش را بی اعتبار کند به همین منظور در دوره های حسابداری مالی بخشی را به نحوه ثبت تنخواه گردان اختصاص می دهند. برای ثبت تنخواه لازم است فاکتورها و رسیدها با تاریخ، زمان پرداخت، مبلغ و علت پرداخت ثبت شوند. علاوه بر آن دو روش ثبت برای تنخواه گردان داریم که به صورت ثابت و متغیر دسته بندی می شوند.

به طور کلی فرایند ثبت تنخواه گردان در چهار مرحله انجام می شود که شامل فرآیند افتتاح حساب، ثبت هزینه ها، ترمیم حساب و بستن حساب تنخواه گردان است. البته در روش تنخواه گردان ثابت، مرحله ثبت هزینه و ترمیم حساب یکی می شوند.

نحوه ثبت تنخواه گردان ثابت

در ثبت تنخواه گردان به روش ثابت، در پایان دوره ی مالی مانده حساب تنخواه گردان ثابت است و هزینه ها فقط در زمان شارژ مجدد تنخواه گردان ثبت می شوند. در این روش در ابتدای افتتاح حساب، حساب تنخواه گردان بدهکار است و تنخواه دار بستانکار مشخص می شود. در طول ماه هر بار که خریدی توسط حساب تنخواه گردان پرداخت می شود، شخص تنخواه دار بستانکار می شود. در انتهای ماه باید بدهکاری و بستانکاری با هم برابر شوند و تنخواه دار نمی تواند هزینه اضافه ای پرداخت نماید.

برای ثبت تنخواه گردان، در ابتدا یک حساب برای تنخواه گردان افتتاح می شود و در طول بازه ی زمانی مقدار تنخواه تغییر نمی کند و صرفا از حالت بدهکار به بستانکار تغییر پیدا می کند. مثلا اگر در اول ماه مبلغ 1 میلیون تومان به تنخواه گردان اضافه شود و تنخواه دار 100 هزار تومان را برای ارسال بسته های پستی خرج کند، تنخواه دار 100 هزار  تومان بدهکار و بانک 100 هزار تومان بستانکار می شود.

در این روش در پایان دوره مالی حساب تنخواه گردان برابر با مبلغی می شود که در زمان افتتاح حساب داشته و دیگری نیازی به پر کردن حساب نیست.

نحوه ثبت تنخواه گردان متغیر

در ثبت تنخواه گردان متغییر ابتدا یک سقف بودجه در نظر می گیریم و در پایان ماه رسید تمام پرداختی ها و مبلغ باقی مانده به حسابدار تحویل داده می شود. در این شرایط مجموع هزینه ها و مبلغ باقی مانده تنخواه گردان باید برابر با مبلغ ابتدایی که به حساب تنخواه گردان واریز شده است، برابر باشد.

در این روش تنخواه دار می تواند تا سقف بودجه تعیین شده درخواست مالی داشته باشد و باقی مانده هزینه ها به صندوق شرکت بازگردانده می شوند. البته در نظر داشته باشید که در طول دوره مالی، حساب تنخواه گردان تغییر می کند و تمام هزینه ها در حساب قابل مشاهده هستند.

برای ثبت تنخواه گردان متغیر، در ابتدا یک حساب افتتاح می شود و تنخواه گردان بدهکار  و بانک بستانکار می شود. هر هزینه ای که پرداخت شود در حسابداری ثبت می کنیم و در نهایت با ترمیم حساب، به میزان مبلغی که تنخواه گردان بدهکار شده، بانک بستانکار می شود و می توانیم متوجه شویم چه مبلغی صرف مخارج روزمره شده است. همیشه تنخواه بدهکار و بانک بستانکار است و در پایان دوره باید مبلغ بستانکاری و بدهکاری با هم برابر شوند و در واقع حساب تنخواه گردان صفر شود.

تنخواه گردان در حسابداری دولتی چیست؟

تنخواه گردان در حسابداری دولتی نیز مبلغی است که برای پرداخت هزینه های روزمره و جاری و ضروری دستگاه های اجرایی و ادارات یا استان ها استفاده می شود که انواع مختلفی دارد و در ادامه هر یک را معرفی کرده و توضیح می دهیم.

انواع تنخواه گردان در حسابداری دولتی

انواع تنخواه گردان شامل موارد زیر است:

1. تنخواه گردان خزانه
2. تنخواه گردان استان
3. تنخواه گردان حسابداری
4. تنخواه گردان پرداخت

در ادامه به معرفی مختصری از هر یک می پردازیم.

تنخواه گردان خزانه

مبلغی است که در ابتدای سال برای هزینه های ضروری دستگاه های اجرایی توسط بانک مرکزی از محل اعتبارات مصوب در اختیار خزانه داری قرار می گیرد و در طول سال از آن استفاده می شود.

تنخواه گردان استان

مبلغی است که در ابتدای سال از خزانه داری اصلی به خزانه داری استان ها پرداخت می شود تا هزینه های دستگاه های اجرایی هر استان از آن برای پرداخت امور روزمره و نیازهای ضروری استان استفاده نمایند.

تنخواه گردان حسابداری

مبلغی که خزانه معین استان از تنخواه گردان استان برای پرداخت هزینه های ضروری استان استفاده می کند.

تنخواه گردان پرداخت

مبلغی که از تنخواه گردان حسابداری برای انجام پرداخت روزمره دستگاه های اجرایی در اختیار عامل ذیحساب قرار می گیرد و در پایان سال باید باقی مانده آن را به تنخواه گردان حسابداری باز گرداند.

حساب تنخواه گردان جز کدام حساب است؟

همان طور که در ابتدای مقاله به آن اشاره کردیم، تنخواه گردان مبلغی است که برای خرج های روزمره استفاده می شود و باید مقدار معینی داشته باشد؛ هر آنچه در پایان ماه در حساب تنخواه گردان باقی مانده باشد، به صندوق شرکت منتقل می شود. در نتیجه حساب تنخواه گردان جزو حساب های موقت و با ماهیت بدهکار شمرده می شوند.

در نظر داشته باشید ماهیت حساب تنخواه گردان از نوع بدهکاری است که در نهایت جزو دارایی های شرکت حساب می شود؛ چرا که مبلغ باقی مانده آن به صندوق شرکت واریز می شود.

استاندارد حسابداری تنخواه گردان

استاندارد حسابداری تنخواه گردان در واقع قوانین و آیین نامه ای است که شرکت برای مدیریت تنخواه گردان تعیین می کنند و هدف آن جلوگیری از هدر رفتن یا سو استفاده از تنخواه گردان است. این قوانین بر اساس اصول حسابداری ایران وضع می شوند. جزئیات هر آیین نامه توسط شرکت ها به صورت مجزا تعیین می شود که شامل سقف هزینه ها، وظایف تنخواه دار، مدت زمان تنخواه گردان و محدودیت ها جریمه ها می شود.

استاندارهای وضع شده باید با قوانین مالیاتی کشور تطابق داشته باشد تا در نهایت در تهیه گزارش های مالیاتی به مشکل نخورید و تمام مستندات لازم به صحیح ترین شکل ممکن ارائه شوند. معمولا شرکت های مختلف از نرم افزارهای حسابداری نظیر هلو و سپیدار همکاران سیستم برای ثبت دقیق گزارش های تنخواه گردان استفاده می کنند که در دوره های حسابداری مالیاتی نیز به آن اشاره می شود.

حساب کل و معین تنخواه گردان

در سطح ابتدایی حساب کل وجود دارد که به دو نوع دائم و موقت تقسیم بندی می شود و در سطح بعدی حساب معین را داریم که به معنای گزارش ریز جزئی درون سازمان هاست و به این معناست که این گزارش ها تنها تحت اختیار مدیران و افراد درون سازمان قرار می گیرند. حساب تنخواه گردان در دسته حساب معین قرار می گیرد و گزارش های درون سازمانی آن به مدیران ارائه می شود تا اطلاع دقیق تری از میزان هزینه های جزئی شرکت داشته باشند.

تفاوت تنخواه دار و تنخواه گردان

تنخواه گردان مبلغی است که برای هزینه های جاری شرکت استفاده می شود و تنخواه دار وظیفه نگهداری و مدیریت تنخواه گردان را برعهده دارد. فردی که این مبلغ را مدیریت می کند، تنخواه گردان نیست و این واژه به نادرستی در حسابداری استفاده می شود.

تفاوت تنخواه گردان ثابت و متغیر

تنخواه گردان انواع مختلفی دارد که به دو صورت تنخواه گردان ثابت و تنخواه گردان متغیر معرفی می شود. تنخواه گردان ثابت مبلغی معین است که هر ماه و در هر دوره مالی به تنخواه دار پرداخت می شود تا بتواند هزینه های مختلف و روزمره را پرداخت نماید. در صورتی که هزینه ای اضافه پیش بیاد، تنخواه دار باید شخصا پرداخت آن را بر عهده بگیرد.

بر خلاف تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان متغیر سقف معینی دارد و تا آن سقف هزینه ها پرداخت می شوند؛ این روش انعطاف بیشتری دارد و در صورتی که هزینه ها بیش از آن مبلغ تعیین شده باشد، تنخواه دار می تواند تا سقف تعیین شده مبلغ بیشتری را خرج نماید. البته باید رسید پرداخت تمام هزینه ها و گزارش کاملی به مدیریت ارائه دهد تا شفاف سازی های لازم در مورد خرج های روزانه شرکت و هزینه ها انجام شود. در صورتی که در این روش مبلغی باقی بماند، تنخواه دار موظف است آن مبلغ را به صندق شرکت بازگرداند.